Aktualności
Obsługa recepcji

Recepcja bardzo często jest pierwszym punktem kontaktu klientów i kontrahentów z firmą. Goście przychodzący do budynku zwykle pierwsze kroki kierują właśnie do recepcji. To od jej organizacji oraz fachowości obsługi zależy, jakie firma zrobi pierwsze wrażenie na osobach odwiedzających siedzibę firmy lub jeden z należących do niej obiektów.

Recepcja to pierwsze miejsce, w którym gość ma kontakt z przedstawicielem firmy

Sprawnie działająca recepcja jest w stanie sprawić, że firma będzie się ciepło kojarzyć w przyszłości. Może wydarzyć się też odwrotna sytuacja - słaba organizacja recepcji i niekompetentna obsługa może skutkować powstaniem negatywnych konotacji rzutujących na całe przedsiębiorstwo.

O sprawne działanie recepcji warto zadbać niezależnie od tego, w jakim obiekcie się ona znajduje. To bardzo ważna przestrzeń we wszystkich hotelach, biurowcach, fabrykach i wszelkich innych budynkach należących do firmy. To zadanie warto powierzyć partnerowi, który ma już w tym zakresie bogate doświadczenie.

O czym należy pamiętać urządzając recepcję?

Stanowisko recepcji przede wszystkim powinno być łatwo dostępne. Trzeba zadbać o to, by przebywało w niej zawsze tylu pracowników, by gości i kontrahenci nie musieli czekać w kolejce, by uzyskać odpowiedź na swoje pytanie. Sama recepcja powinna być ładnie urządzona, schludna i czysta, a jej pracownicy powinni cechować się wysoką kulturą osobistą.

W recepcji powinny pracować osoby obyte w kontaktach z klientem. Powinny być to jednocześnie osoby, które dobrze znają topografię budynku oraz specyfikę działania firmy, by sprawnie kierować gości do odpowiednich miejsc, a w razie potrzeby recepcjonista bądź recepcjonistka muszą wiedzieć, do kogo zgłosić się z problemem przerastającym ich kompetencje.

W większości wypadków istotna jest znajomość języków obcych wśród pracowników recepcji. Język angielski to absolutna podstawa, ale specyfika działania przedsiębiorstwa może wskazywać, że konieczna będzie u pracownika recepcji znajomość innych języków lub zatrudnienie przez firmę dyżurnego tłumacza, jeśli często współpracuje ono z kontrahentami zza granicy.

Czy warto zdecydować się na outsourcing recepcji?

Organizacja pracy recepcji to bardzo trudne zadanie. Znalezienie odpowiednich ludzi do pracy w takim miejscu nie jest łatwe. Konieczność zadbania o przeszkolenie takiego pracownika i dbania o to, by był na bieżąco z informacjami na temat zatrudniającej go firmy, to dodatkowy koszt i czas, który muszą poświęcić na to inni pracownicy. W wielu przedsiębiorstwach takie podejście może okazać się nieopłacalne, zwłaszcza biorąc pod uwagę potencjalną rotację pracowników.

W wielu wypadkach lepszym pomysłem jest znalezienie partnera, która samodzielnie zajmie się obsługą recepcji. Jedną z takich firm jest Ever Grupa, która świadczy usługi prowadzenia recepcji. Zdobyte przez lata doświadczenie procentuje i pozwala nie tylko znaleźć odpowiednią osobę do pierwszego kontaktu z klientem, ale też zdejmuje z barków szefa obowiązek samodzielnego dbania o recepcję.

Ever w zakresie prowadzenia recepcji świadczy następujące usługi:

- profesjonalna obsługa recepcji;

- zarządzanie salami konferencyjnymi;

- dystrybucja korespondencji przychodzącej i przygotowywanie poczty wychodzącej;

- wsparcie działań administracyjnych;

- wykładanie mat wejściowych (w tym maty z logo);

- dostawa kompozycji kwiatowych;

- systemy aromatyzowania powietrza;

- dzierżawa ekspresów do kawy;

- systemy filtrów do wody;

- maszyny vendingowe;

Przygotowując się do prowadzenia recepcji warto znać też wykaz innych obowiązków recepcjonisty:

- witanie klientów;
- udzielanie podstawowych informacji o firmie;
- kierowanie gości w odpowiednie miejsce;
- obsługa połączeń telefonicznych;
- organizacja spotkań i wyjazdów służbowych;
- archiwizowanie dokumentów.

Wiele osób, które nigdy nie organizowało pracy recepcji, może o wielu tych podpunktach nawet nie pomyśleć - bo tak naprawdę nie wszyscy muszą o takich rzeczach wiedzieć. Wystarczy, że partner taki jak Ever wie, w jakich przypadkach np. ustawienie maszyny vendinowej i wykładanie maty z logo będzie miało sens i zadba o to, by te aktywności nie zostały pominięte.

Warto też pamiętać, że na outsourcing recepcji można zdecydować się w dowolnej chwili. Po takim manewrze nie musi być nawet konieczne zwalnianie pracowników, którzy się zajmowali tym do tej pory. Firma zewnętrzna może, po sprawdzeniu, zdecydować się ich zatrudnić u siebie zamiast szukać zupełnie nowych pracowników.